Cahier des charges ERP industriel : modèle et liste de contrôle

Un cahier des charges ERP industriel décrit l’entreprise, ses flux de production, ses exigences de traçabilité et de qualité, ses contraintes techniques et ses priorités. Il sert à comparer les éditeurs sur les mêmes bases et à cadrer le projet, à condition de rester concret et lisible par tous.

Que doit contenir un cahier des charges ERP industriel ?

Il présente l’entreprise, décrit les processus actuels et les difficultés à résoudre, puis liste les exigences fonctionnelles par domaine, les exigences de traçabilité et de qualité, les contraintes techniques, les données à reprendre et les critères de choix. Chaque exigence porte une priorité : indispensable, importante ou souhaitable.

Voici un modèle de plan à reprendre et à adapter :

1. Présentation de l’entreprise : activité, sites, types de clients, secteurs servis, normes appliquées.
2. Objectifs du projet : ce qui doit changer, et comment vous le constaterez.
3. Périmètre : modules concernés, sites, fonctions et types d’utilisateurs.
4. Processus actuels et difficultés : du devis à la facture, avec les points de friction.
5. Exigences fonctionnelles par domaine : ventes, achats, stocks, production, qualité, documents, finance.
6. Traçabilité et qualité : niveau de suivi, documents, contrôles, révisions.
7. Exigences techniques : hébergement, postes, accès, sauvegardes, sécurité.
8. Interfaces : CAO, machines, comptabilité, facture électronique, échanges avec clients et fournisseurs.
9. Reprise des données : sources, volumes approximatifs, qualité connue.
10. Organisation du projet : interlocuteurs, disponibilité, accompagnement attendu.
11. Critères d’évaluation : la façon dont les réponses seront comparées.

Le plus important tient dans les parties 4 à 6. C’est là que se joue l’adéquation entre le logiciel et votre façon de produire.

Comment décrire ses processus d’atelier sans jargon ?

Décrivez ce qui se passe réellement, étape par étape, avec les mots de l’atelier : qui reçoit la commande, qui crée l’ordre de fabrication, comment les temps sont relevés, où se trouvent les plans. Une commande réelle suivie de bout en bout vaut mieux qu’une liste de fonctions attendues.

Trois conseils rendent cette partie utile :

• Écrire le besoin, pas la solution. « Nous voulons savoir à tout moment quelles commandes sont menacées de retard » se compare mieux que « module de planification avancée ».
• Donner des exemples. Une pièce simple, une pièce complexe avec sous traitance, une commande cadre avec appels de livraison : chaque éditeur montre alors comment il les traite.
• Nommer les irritants. Ressaisies, tableurs parallèles, informations introuvables : ce sont eux que le futur ERP doit faire disparaître.

Décrire l’existant a un autre intérêt : les équipes prennent conscience de leurs propres écarts, souvent avant même de choisir un logiciel.

Quelles exigences de traçabilité et de qualité écrire ?

Précisez le niveau de traçabilité attendu par famille d’articles : lot, numéro de série ou aucun. Indiquez quels documents doivent suivre la pièce, quels contrôles sont enregistrés à quelle étape, comment les révisions de plans et de gammes sont gérées, et quelles normes de votre secteur demandent des preuves.

Ces exigences se formulent à partir de vos obligations réelles. Un sous traitant de l’aéronautique certifié EN 9100, un fournisseur du nucléaire concerné par l’ISO 19443 ou un atelier sans exigence particulière n’écriront pas le même chapitre. Ajoutez une partie propre à votre secteur si nécessaire.

Points à préciser :

• Le suivi par lot ou par numéro de série, article par article.
• Les certificats matière et leur rattachement aux pièces.
• Les contrôles à enregistrer, à quelle étape et par qui.
• La gestion des versions de plans, de gammes et de documents.
• Le traitement des non conformités.
• Les équipements de contrôle et leur étalonnage.

Un ERP n’apporte pas la conformité à une norme. Il aide à organiser et à retrouver les preuves.

Quelles exigences techniques pour la DSI ?

La DSI précise le mode d’hébergement souhaité, les postes et navigateurs utilisés, la gestion des accès par utilisateur et par rôle, les sauvegardes, les interfaces avec les systèmes existants et les formats d’échange. Elle indique aussi les contraintes de sécurité imposées par les clients, notamment dans la défense.

L’hébergement mérite une réflexion à part : en ligne, sur un cloud privé ou sur vos serveurs, chaque option répartit autrement les responsabilités. Le guide ERP en ligne ou sur site détaille les critères.

Pensez aussi à la réversibilité : comment récupérer vos données si vous changez de logiciel un jour. Et listez les interfaces attendues, avec leur sens et leur format, notamment la facture électronique, un point à ne plus oublier avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises.

Qui associer et combien de temps consacrer à la rédaction ?

Associez un représentant de chaque fonction concernée : direction, commerce, achats, méthodes, atelier, qualité, comptabilité et informatique. Le temps nécessaire dépend surtout du nombre de processus à décrire, du nombre de sites et de la disponibilité de ces personnes. Un document court et juste vaut mieux qu’un document exhaustif et théorique.

Un pilote interne tient la plume, collecte les contributions et arbitre les priorités. Les autres relisent la partie qui les concerne. Évitez de copier un modèle générique trouvé en ligne : il pousse à cocher de longues listes de fonctions inutiles et noie les vrais besoins.

Liste de contrôle avant l’envoi aux éditeurs

Cette liste de contrôle reprend les points à vérifier avant d’envoyer le cahier des charges. Chaque ligne doit trouver une réponse écrite dans le document. Une case restée vide signale un sujet qui ressortira plus tard, souvent pendant le paramétrage, au moment où il est le plus coûteux à traiter.

Domaine	Point à vérifier
Objectifs	Les objectifs sont formulés en résultats observables
Périmètre	Modules, sites et types d’utilisateurs sont listés
Processus	Le parcours du devis à la facture est décrit avec des exemples réels
Priorités	Chaque exigence porte une priorité
Production	Gammes, nomenclatures, ordres de fabrication et saisies atelier sont décrits
Sous traitance	Les opérations confiées à l’extérieur et leur suivi sont précisés
Stocks	Emplacements, lots, numéros de série et inventaire sont couverts
Traçabilité	Le niveau de suivi est défini par famille d’articles
Qualité	Contrôles, non conformités, étalonnage et normes du secteur sont listés
Documents	La gestion des versions de plans et de gammes est précisée
Finance	Comptabilité, rapprochement bancaire et facture électronique sont abordés
Interfaces	Chaque interface a un sens, un format et un responsable
Données	Les sources à reprendre et leur état sont identifiés
Technique	Hébergement, accès par rôle, sauvegardes et réversibilité sont précisés
Projet	Interlocuteurs internes et disponibilité sont indiqués
Évaluation	La grille de comparaison des réponses est prête

Comment utiliser le cahier des charges avec les éditeurs ?

Envoyez le même document à chaque éditeur et demandez des réponses point par point, en distinguant le standard, le paramétrage et le développement spécifique. Utilisez ensuite vos exemples réels pour structurer les échanges. Une fois l’éditeur choisi, le cahier des charges devient la référence du cadrage du projet.

Le guide comment choisir un ERP industriel détaille la comparaison des réponses. Chez Sysorg, le premier échange est une présentation générale de Transfact en visio d’une heure, suivie de questions sur la façon dont le logiciel s’adapte à vos besoins. Votre cahier des charges nourrit utilement ces questions.

Le document sert aussi après la signature. Il alimente le cadrage et le paramétrage du projet, puis les étapes décrites dans le guide sur la mise en place d’un ERP. Sa partie sur les données prépare la reprise des données de l’ancien système.