À retenir
- Une migration réussie commence par le tri des données, pas par leur transfert.
- Les données vivantes se reprennent ; les historiques anciens s’archivent souvent.
- Une reprise se teste à blanc, sur des cas réels, avant de fixer la date de bascule.
Changer d’ERP sans perte de données suppose de trier ce qui doit être repris, nettoyé ou simplement archivé, puis de tester la reprise avant le démarrage. Le transfert technique est rarement le point difficile : la qualité et la cohérence des données décident du résultat.
Quand changer d’ERP ?
Le changement se justifie quand l’ERP actuel ne suit plus l’activité : ressaisies entre bureau et atelier, tableurs parallèles, traçabilité reconstituée à la main, éditeur qui ne fait plus évoluer le produit, exigences clients impossibles à tenir. La question n’est pas l’âge du logiciel, mais l’écart entre ce qu’il fait et vos besoins.
Quelques signaux reviennent souvent :
- Les équipes tiennent des fichiers à côté de l’ERP parce qu’il ne donne pas l’information attendue.
- L’atelier n’est pas relié au système, et les temps sont recopiés après coup.
- Une demande de client, un audit ou une nouvelle obligation, comme la facture électronique, ne peut pas être satisfaite sans contournement.
- Les mises à jour deviennent risquées à cause des développements spécifiques accumulés.
Si votre gestion de production repose surtout sur des tableurs, le guide gestion de production sur Excel : quand passer à un ERP traite ce cas précis.
Quelles données reprendre et lesquelles laisser ?
Reprenez les données vivantes : articles actifs, clients, fournisseurs, nomenclatures, gammes, stocks, commandes et ordres en cours. Les historiques anciens, les articles inactifs et les doublons se laissent de côté ou s’archivent. Chaque catégorie doit avoir un responsable qui décide, selon une règle écrite, ce qui part et ce qui reste.
| Donnée | Décision habituelle | Point d’attention |
|---|---|---|
| Articles | Reprendre les articles actifs | Supprimer les doublons, harmoniser les désignations et les unités |
| Clients et fournisseurs | Reprendre les comptes actifs | Vérifier adresses, conditions de paiement, contacts |
| Nomenclatures | Reprendre la révision en vigueur | Contrôle par les méthodes avant import |
| Gammes | Reprendre la révision en vigueur | Vérifier postes, temps de réglage et temps unitaires |
| Stocks | Reprendre les quantités au jour de bascule | Inventaire juste avant le démarrage |
| Commandes clients en cours | Reprendre le reste à livrer | Livraisons partielles et factures déjà émises |
| Commandes fournisseurs en cours | Reprendre le reste à recevoir | Réceptions partielles |
| Ordres de fabrication en cours | Reprendre ou terminer dans l’ancien système | Choisir une règle simple et l’appliquer partout |
| Historiques de ventes | Archiver ou reprendre en synthèse | Utiles pour les statistiques et les prévisions |
| Historiques de traçabilité | Archiver de façon consultable | Durée de conservation exigée par les clients |
Le réflexe de tout reprendre est compréhensible, mais il transporte les erreurs d’hier dans le nouveau système. Mieux vaut une base plus petite et propre.
Comment reprendre gammes, nomenclatures et historiques de traçabilité ?
Gammes et nomenclatures se reprennent avec leur révision en vigueur, après vérification par les méthodes : postes, temps, composants, documents liés. Les historiques de traçabilité restent souvent dans l’ancien système ou dans une archive consultable, car leur structure diffère d’un logiciel à l’autre et leur valeur est surtout une valeur de preuve.
Les données techniques demandent le plus de soin. Une nomenclature fausse donne des besoins faux ; une gamme aux temps irréalistes fausse la charge et les coûts. La reprise est l’occasion de corriger ces écarts, en comparant les temps standards aux temps réellement constatés.
Les documents liés aux gammes, comme les plans et les instructions, doivent garder leur indice de révision. Le guide sur les indices de révision explique comment relier un indice de plan à une version de gamme.
Comment préparer et nettoyer les données ?
Le nettoyage commence par un inventaire : où sont les données, dans quels fichiers, avec quelles règles de codification. Ensuite, on supprime les doublons, on harmonise unités et désignations, on complète les champs obligatoires. Ce travail revient aux équipes métier ; l’informatique fournit les extractions et les contrôles.
Le travail se fait en amont, avant le paramétrage. Les équipes métier sont les seules à savoir qu’un article est obsolète ou qu’un fournisseur a changé de nom.
Avant même de recommander un changement, Sysorg construit souvent un rapport Excel sur mesure, connecté aux bases existantes par ODBC et capable de croiser plusieurs sources. Ce rapport aide à mesurer l’état réel des données et à repérer les incohérences avant la reprise.
Quels formats d’import accepte Transfact ?
Transfact importe les articles, les clients, les fournisseurs et les commandes à partir de fichiers XML, TXT ou CSV, de tables de transfert ou de bases de données. Le format se choisit selon ce que l’ancien système sait exporter. Chaque import est spécifié avec vous, puis testé ensemble avant sa mise en service.
En pratique, la plupart des anciens systèmes savent produire un export en CSV ou donner accès à leur base. Le choix du format dépend aussi du volume et du nombre de reprises prévues : un import ponctuel et un échange répété ne se construisent pas de la même façon.
Les mêmes formats servent ensuite aux interfaces avec les ERP de vos clients et fournisseurs. La page sur les interfaces de Transfact détaille ces échanges.
Comment tester la reprise avant le démarrage ?
Faites au moins une reprise à blanc dans un environnement de test, puis contrôlez le résultat sur des cas réels : des articles complexes, une nomenclature à plusieurs niveaux, un stock valorisé, une commande partiellement livrée. Comparez les totaux avec l’ancien système. Corrigez, recommencez, et ne fixez la date de bascule qu’ensuite.
Les contrôles utiles :
- Le nombre d’enregistrements repris par catégorie, comparé à l’attendu.
- La valeur totale du stock et des encours, dans l’ancien et le nouveau système.
- Quelques parcours complets, d’une commande client jusqu’à l’ordre de fabrication.
- La validation écrite des responsables métier sur leurs données.
Le jour de la bascule, seules les données qui changent vite sont reprises à nouveau : stocks, commandes et ordres en cours. Un gel des saisies dans l’ancien système, annoncé à l’avance, évite les écarts de dernière minute.
Comment garder l’accès aux archives qualité ?
Les preuves qualité doivent rester consultables pendant toute la durée de conservation exigée par vos clients et vos normes. Trois solutions existent : garder l’ancien système en lecture seule, exporter les historiques dans une archive structurée, ou reprendre une partie des données. Le choix dépend de la fréquence de consultation et des audits attendus.
Garder l’ancien système en lecture seule est simple, mais suppose de maintenir un logiciel et parfois une licence. L’archive structurée, en fichiers ou en base, est plus légère mais doit rester lisible sans l’ancien logiciel. Dans tous les cas, testez une recherche réelle, du type « quel lot a servi pour cette pièce livrée », avant d’arrêter l’ancien système.
Comment s’organise la reprise dans un projet Transfact ?
Dans un projet mené avec Sysorg, la reprise se prépare dès le cadrage, qui identifie les systèmes et les données en place. Pendant le paramétrage, les formats d’import sont définis avec vous, puis chaque import est testé ensemble. Les responsables métier valident leurs données avant la bascule vers Transfact.
Le périmètre de la reprise gagne à être écrit dès le cahier des charges. Le guide sur la mise en place d’un ERP replace la reprise dans l’ensemble du projet, et la page services de déploiement décrit l’accompagnement de Sysorg.