À retenir
- Gérer à l’affaire, c’est rattacher chaque achat, chaque heure et chaque facture à une commande unique.
- La marge se pilote pendant l’affaire, en comparant budget et réalisé, pas seulement à la clôture.
- Les modifications du client doivent être chiffrées et tracées dès qu’elles arrivent.
Quand chaque commande est différente, le coût de revient ne se lit dans aucun catalogue. La gestion à l’affaire rattache budget, achats, temps et facturation à une commande unique, pour savoir à tout moment si elle reste rentable.
Que signifie gérer à l’affaire ?
Gérer à l’affaire consiste à traiter chaque commande client comme un projet doté de son propre budget. Les achats, les heures d’atelier et de bureau d’études, la sous traitance et la facturation y sont rattachés, ce qui permet de suivre le coût et la marge d’une fabrication unique, du devis jusqu’à la livraison.
Ce mode de gestion concerne les entreprises qui fabriquent sur plan client ou sur cahier des charges : chaudronnerie, mécanosoudure, machines spéciales, outillages, ensembles mécaniques. Il est fréquent dans la sous traitance industrielle. Une même référence n’y est jamais refabriquée à l’identique, ou rarement. Le prix est fixé avant que la fabrication soit entièrement définie, et la rentabilité se joue pendant l’exécution.
Le risque est connu : on découvre la marge réelle à la clôture, quand il n’est plus possible d’agir. Le but de la gestion à l’affaire est de la rendre visible pendant que l’affaire est encore en cours.
Quelle différence entre fabrication sur stock, à la commande et à l’affaire ?
La fabrication sur stock produit des articles standard avant toute commande. La fabrication à la commande lance un article déjà défini quand le client commande. La fabrication à l’affaire conçoit ou adapte un produit pour un client précis : la nomenclature et la gamme se construisent pendant l’affaire, et le coût réel n’est connu qu’à la fin.
| Mode | Déclencheur | Données techniques | Suivi du coût |
|---|---|---|---|
| Sur stock | Prévision de ventes | Stables, définies à l’avance | Coût standard par article |
| À la commande | Commande d’un article connu | Existantes, parfois adaptées | Coût réel par ordre de fabrication |
| À l’affaire | Commande d’un produit à définir | Construites pendant l’affaire | Budget et réalisé par affaire |
Beaucoup d’ateliers combinent les trois. Un chaudronnier peut fabriquer des pièces récurrentes à la commande et des ensembles uniques à l’affaire. L’outil doit alors permettre les deux suivis sans obliger à tenir un tableur à côté.
Comment suivre budget, achats, temps et marge par affaire ?
Le suivi d’une affaire repose sur un budget initial issu du devis, décomposé par nature : matière, achats, heures par poste, sous traitance. Chaque dépense réelle est ensuite rattachée à l’affaire au moment où elle se produit. L’écart entre budget et réalisé, tenu à jour en continu, donne la marge prévisionnelle à terminaison.
Concrètement, chaque source de coût doit trouver son chemin vers l’affaire :
- Les achats : chaque commande fournisseur et chaque réception portent la référence de l’affaire, y compris les achats spécifiques qui ne passent pas par le stock.
- Les heures : les temps sont saisis au poste, sur l’ordre de fabrication rattaché à l’affaire, et non estimés après coup.
- La sous traitance : traitement, peinture, usinage complémentaire. Notre guide sur les travaux externes détaille leur suivi.
- Les frais propres : transport, emballage spécial, déplacements pour le montage.
- La facturation : acomptes et factures partielles, pour suivre la trésorerie de l’affaire en plus de sa marge.
La qualité du budget initial compte autant que le suivi. Un budget établi avec une méthode de chiffrage fondée sur des coûts réels rend les écarts interprétables. Un budget approximatif produit des écarts qui ne disent rien.
Comment gérer les modifications du client en cours d’affaire ?
Une modification demandée par le client doit être enregistrée, chiffrée et validée avant d’être fabriquée. Elle met à jour le plan, la nomenclature ou la gamme avec un nouvel indice, révise le budget et, si le client l’accepte, le prix. Sans cette trace, le surcoût se dilue dans l’affaire et la marge baisse sans explication.
Une procédure simple suffit souvent :
- Enregistrer la demande, avec sa date et son origine.
- Évaluer l’effet sur les pièces déjà fabriquées, les achats engagés et le délai.
- Chiffrer le surcoût et le faire accepter par le client.
- Mettre à jour les documents techniques avec un nouvel indice.
- Répercuter la modification sur les ordres de fabrication en cours.
Le point le plus délicat est le quatrième. L’atelier doit produire avec la bonne version du plan, et l’entreprise doit pouvoir retrouver quelle version a servi pour chaque pièce. Notre guide sur les indices de révision traite ce sujet en détail.
Quels indicateurs suivre ?
Les indicateurs utiles d’une affaire sont peu nombreux : marge prévue et marge estimée à date, heures consommées par rapport au budget, achats engagés, avancement physique, facturation émise par rapport aux dépenses et respect du délai. Ils doivent être lisibles pendant l’affaire, au moment où il est encore possible d’agir.
| Indicateur | Question à laquelle il répond | Données nécessaires |
|---|---|---|
| Marge estimée à terminaison | Quelle marge dégagera l’affaire à la fin ? | Budget, réalisé, reste à faire |
| Heures consommées et budget | Combien d’heures restent disponibles dans le budget ? | Temps saisis au poste |
| Achats engagés | Quelle part du budget matière est déjà dépensée ? | Commandes fournisseurs rattachées |
| Avancement physique | Où en est la fabrication ? | Étapes réalisées par ordre de fabrication |
| Facturation et dépenses | Qui finance les dépenses en cours : le client ou votre trésorerie ? | Acomptes, factures partielles, achats |
| Délai | Quel risque pèse sur la date promise ? | Planning, travaux externes, réceptions |
À la clôture, la comparaison entre budget et réalisé sert un second objectif : corriger les temps et les prix utilisés pour les prochains devis.
Ce que fait Transfact
Dans Transfact, le rapport de coût d’OF, pensé pour la production à la commande, calcule le coût complet et détaillé de chaque ordre de fabrication : temps de production, temps des opérateurs, matières et ressources. Il se filtre par article, par client, par date ou par groupe d’articles.
La comparaison entre temps prévus et temps réalisés se fait en temps réel, par zone de production ou par machine. Ces rapports sont décrits sur la page indicateurs et coûts.
Côté achats, le calcul des besoins, les demandes de prix, les commandes et les réceptions sont reliés à la production, comme le montre le module achats. Côté ventes, les livraisons et factures partielles, ainsi que les avoirs, sont gérés dans le même système. Les gammes et nomenclatures sont révisées avec un historique : vous savez quelle révision a servi à quel OF. Enfin, les étapes de sous traitance s’ajoutent dans les OF et les gammes avec leurs temps.
Le suivi par affaire propre à la chaudronnerie est présenté sur la page chaudronnerie et tôlerie, et notre guide ERP pour la chaudronnerie prolonge le sujet.