À retenir
- La fiche suiveuse accompagne le lot et enregistre chaque étape : qui, quand, quoi, avec quel résultat.
- Le dossier de fabrication rassemble la fiche suiveuse et toutes les preuves liées à l’ordre de fabrication.
- En numérique, le dossier se constitue au fil de la production et se retrouve par une simple recherche.
La fiche suiveuse est le document qui accompagne un lot de pièces dans l’atelier et sur lequel chaque opération est enregistrée. Le dossier de fabrication rassemble cette fiche et toutes les preuves de fabrication et de contrôle, pour pouvoir démontrer plus tard comment la pièce a été produite.
Dans beaucoup d’ateliers, la fiche suiveuse est encore une feuille glissée dans un bac avec les pièces. Elle fonctionne, jusqu’au jour où il faut la relire, la retrouver ou la présenter à un auditeur.
À quoi sert une fiche suiveuse ?
Une fiche suiveuse sert à identifier un lot dans l’atelier et à enregistrer, étape par étape, ce qui a été fait : l’opération, l’opérateur, la date, la quantité et le résultat des contrôles. Elle dit à tout moment où en est le lot, et prouve ensuite que la gamme a bien été suivie.
On l’appelle aussi fiche de suivi, fiche de lot ou carte de travail. Elle joue quatre rôles :
- Identifier : référence de la pièce, numéro d’ordre de fabrication, lot, quantité lancée.
- Guider : liste des opérations dans l’ordre de la gamme, avec les postes prévus.
- Enregistrer : pour chaque opération, qui l’a faite, quand, combien de pièces bonnes et rebutées.
- Prouver : une fois remplie, elle rejoint le dossier de fabrication.
Sur papier, ses défauts sont connus : écriture illisible, case oubliée, visa apposé après coup, fiche tachée ou perdue, informations ressaisies plus tard dans l’ERP.
Que contient un dossier de fabrication ?
Un dossier de fabrication contient la fiche suiveuse remplie et tout ce qui prouve la conformité du lot : plan et gamme dans la version utilisée, certificats matière, relevés de mesure, traces des non conformités et dérogations, certificats des opérations sous traitées. Il se constitue par ordre de fabrication, par lot ou par numéro de série.
| Élément | Origine | Ce qu’il prouve |
|---|---|---|
| Ordre de fabrication et fiche suiveuse | Planification, atelier | Ce qui a été fabriqué, en quelle quantité, par qui et quand |
| Plan et gamme, avec leur indice | Bureau des méthodes | La version de la définition appliquée |
| Certificats matière | Fournisseur, réception | L’origine et les caractéristiques de la matière |
| Relevés de mesure et checklists | Atelier, contrôle | Le respect des cotes et des points de contrôle |
| Non conformités et dérogations | Qualité | Les écarts constatés et la décision prise |
| Certificats des opérations sous traitées | Sous traitant, traiteur de surface | Le traitement réalisé à l’extérieur |
| Certificat de conformité | Qualité | La libération du lot |
Le lien avec la matière est souvent le plus difficile à tenir.
Quelles mentions exigent les clients de l’aéronautique et du nucléaire ?
Les clients de l’aéronautique et du nucléaire exigent surtout de pouvoir relier chaque pièce à sa matière, à ses opérations et à ses contrôles. Les mentions précises figurent dans leurs exigences qualité et leurs commandes. On y retrouve presque toujours l’indice du plan, les lots matière, l’identité des intervenants, les résultats de contrôle et les écarts traités.
Il n’existe pas de modèle unique de fiche suiveuse. Chaque donneur d’ordre précise ses attentes dans ses conditions d’achat et ses exigences qualité fournisseurs. Les mentions les plus fréquentes sont les suivantes :
- référence de la pièce et indice du plan, référence et révision de la gamme ;
- numéro d’ordre de fabrication, de lot ou de série ;
- lots matière et références des certificats correspondants ;
- pour chaque opération : date, opérateur ou visa, machine, quantités bonnes et rebutées ;
- résultats des contrôles et équipements de mesure utilisés ;
- références des non conformités et des dérogations accordées ;
- pour les processus spéciaux, comme le traitement thermique, le traitement de surface ou le soudage, la qualification de l’opérateur ou du sous traitant.
Dans l’aéronautique, ces exigences s’appuient sur l’EN 9100, complétée par les demandes de chaque client. Dans le nucléaire, le dossier de suivi de fabrication peut comporter des points d’arrêt : l’opération ne continue qu’après accord du client ou d’un organisme de contrôle.
Pourquoi passer à une fiche suiveuse numérique ?
Une fiche suiveuse numérique est remplie au poste, au moment de l’opération, avec des champs obligatoires et des valeurs contrôlées. Elle ne se perd pas, reste lisible, se consulte à distance et alimente directement le suivi des temps, des quantités et des coûts. Le dossier de fabrication se constitue au fil de la production, sans ressaisie.
| Critère | Fiche papier | Fiche numérique |
|---|---|---|
| Saisie | Manuscrite, parfois après coup | Au poste, horodatée |
| Lisibilité | Variable | Constante |
| Oublis | Repérés à la relecture, souvent trop tard | Bloqués par les champs obligatoires |
| Version du plan | Copie jointe, parfois périmée | Version liée à l’ordre de fabrication |
| Avancement | Visible là où se trouve la fiche | Visible depuis tout poste connecté |
| Archivage | Classeurs, numérisation | Dans la base, avec l’ordre de fabrication |
Le passage se prépare. Quelques précautions évitent les mauvaises surprises :
- commencer par une famille de pièces ou une zone de l’atelier, puis étendre ;
- vérifier avec les clients que l’enregistrement électronique, avec identification de chaque utilisateur, répond à leurs exigences ;
- garder, si besoin, une étiquette papier sur le lot pour l’identifier physiquement ;
- former les opérateurs sur le poste réel, pas en salle.
Les données saisies dans la fiche numérique alimentent aussi le suivi de production en temps réel.
Comment retrouver un dossier lors d’un audit ?
Lors d’un audit, on retrouve un dossier à partir d’une référence connue : numéro de série, lot, ordre de fabrication, commande client ou lot matière. En numérique, une recherche ramène l’ordre et tout ce qui lui est lié. Sur papier, il faut un classement rigoureux et une durée de conservation définie, souvent fixée par le client.
Un bon test consiste à le faire avant l’auditeur, dans les deux sens :
- En remontant : partir d’une pièce livrée et retrouver sa matière, ses opérations, ses contrôles et les documents utilisés.
- En descendant : partir d’un lot matière suspect et retrouver toutes les pièces fabriquées avec lui, et les clients livrés.
Si l’un des deux exercices prend des heures, le dossier existe peut être, mais il n’est pas exploitable. La traçabilité par lot et par numéro de série, tenue dans le stock, rend ce double parcours possible.
Que fait Transfact pour la fiche suiveuse ?
Dans Transfact, l’ordre de fabrication rassemble les éléments du dossier de fabrication : la gamme, les documents de chaque étape dans la bonne version, les temps, quantités et motifs de rebut saisis au poste, les checklists et les mesures. Chaque ordre garde la version des documents utilisés. Les certificats matière se rattachent aux articles, gammes ou opérations.
Dans le MES de Transfact, les documents de référence et les instructions s’affichent à l’étape concernée. Des formulaires et rapports peuvent s’imprimer automatiquement avant ou après une étape, si l’atelier souhaite garder une fiche papier avec le lot. Les numéros de série sont générés pour les ordres de fabrication.
La gestion documentaire relie plans, instructions et spécifications aux étapes de gamme, avec l’historique des révisions. Les accès sont réglés par utilisateur et par rôle. Les étapes sous traitées figurent dans l’ordre de fabrication, avec leurs temps.
Pour aller plus loin sur le rôle de l’atelier connecté, voir aussi à quoi sert un MES et le glossaire.